Современные технологии в работе секретариата

Целевая аудитория: секретариат, квалифицированные менеджеры по управлению документооборотом компании и временем ее руководителей.

Программа семинара соответствует самым современным требованиям, предъявляемым работодателями к квалификационной характеристике менеджера по управлению документооборотом компании, и включает:

• делопроизводство, с учетом лингвистических особенностей служебного документа;
• основы кадрового документоведения и архивирования;
• этикет и психологию делового общения, включая имидж секретаря;
• основы взаимоотношений членов коллектива и руководителей организации;
• использование различных технических средств, без которых немыслима работа современного офиса.

В программе:

Психология делового общения. Соблюдение норм служебной субординации и требований культуры деловых взаимоотношений. Использование эффективной поведенческой техники. Причины психологических барьеров и средства их преодоления. Как сохранить «лицо» в трудной ситуации: чувство собственного достоинства и самооценка, виды критики и способы реагирования на нее. Управление контактом: скрытый смысл жестов и поз, способы влияния на собеседника, работа с голосом и интонацией. Взаимоотношения в фирме: взаимоотношения с начальником и коллегами по работе. Инструменты психологического влияния в деловой коммуникации. 

Имидж сотрудника компании, деловой протокол и этикет. Требования к внешнему виду секретаря. Создание собственного имиджа. Корпоративная культура и секретарь. Нормы и правила деловой этики. Бизнес-этикет: приветствие, знакомство, представление посетителя руководителю, поддержание деловой атмосферы. Организация приема посетителей. Протокольные правила приема делегации. Правила поведения во время переговоров. Этикет на корпоративных мероприятиях. 

Роль и место секретаря в деятельности организации. Место секретаря в структуре управления. Функции и должностные обязанности секретаря. Деловые и личностные характеристики современного секретаря. Техническое оснащение и организация рабочего места. 

Секретарь и руководитель. Отношения с руководителем, соблюдение субординации. Планирование рабочего дня. Организация рабочего времени руководителя. Работа с информацией: поиск, источники, переработка, структурирование, подготовка для представления руководителю. Конфиденциальность. 

Мастерство телефонного общения. Роль телефонных коммуникаций в деятельности организации. Особенности телефонного общения. Ключевые аспекты общения по телефону. Тактика ведения телефонных переговоров. Критерии эффективности коммуникации при телефонном общении. Стандартные ситуации в телефонном общении. Развитие профессиональных навыков телефонного общения. Разработка сценариев, моделирование реальных ситуаций взаимодействия. 

Нормативно-правовая база делопроизводства. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами и порядок хранения документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003). Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. 

Архив организации. Правовая основа деятельности архива. Экспертиза ценности документов. Составление и оформление описей дел. Сроки хранения документов. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив. Классификация и учет документов. Требования к помещению архива. Порядок уничтожения дел. Порядок доступа в архивохранилище и использования документов архива. 

Основные требования к оформлению документов. Юридическое значение документа. Унификация и стандартизация управленческих документов. Формуляр документов. Реквизиты документа, их значение и оформление. Отметки о согласовании документов. Требования к бланкам документов. Особенности работы с отдельными группами документов. 

Основные требования к составлению документов: должностная инструкция, приказ, протокол, акт, докладные и служебные записки. 

Классификация документов. Организационные документы: уставы, положения, инструкции, стандарты. Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения. Информационно-справочная документация. Оформление актов, справок, объяснительных записок. 

Организация документооборота. Документооборот, его количественные и качественные характеристики Средства доставки и отправки документов. Порядок обработки документов. Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов. Принципы и формы регистрации документов. Порядок регистрации поступающих, внутренних и отправляемых документов Порядок движения документов в организации. Учет объема документооборота. Организация контроля исполнения документов и поручений. Сроки исполнения. Причины неисполнения документов в срок. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну. 

Систематизация и обеспечение сохранности документов. Разработка и ведение номенклатуры дел. Правила формирования и ведения дел. Хранение документов до передачи в архив. Подготовка дел к передаче на долговременное архивное хранение. 

Культура делового письма. Язык служебных документов. Лингвистические особенности официально-делового стиля речи. Классификация деловой переписки. Деловые письма. Оформление деловых писем. Разновидности деловых писем. Культура и этикет деловой переписки.